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Wie man ein Gruppeninterview durchführt, um die besten Neueinstellungen zu finden

Wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern einstellen müssen, und zwar bald, dann denken Sie wahrscheinlich darüber nach, ein Gruppeninterview durchzuführen. Das spart viel Zeit, als wenn Sie versuchen, jeden Bewerber einzeln zu befragen. Aber es ist wichtig, dies zu durchdenken. Eine sorgfältige Vorbereitung bei der Durchführung von Gruppengesprächen ist entscheidend, damit Sie einen Einblick in die Fähigkeiten der Kandidaten erhalten, einen guten Eindruck bei den Gesprächspartnern hinterlassen und schließlich die qualifiziertesten Mitarbeiter einstellen.

Warum und wann man Gruppengespräche führen sollte
Die Durchführung von Gruppeninterviews ist nicht für jede Situation geeignet. Wenn Sie Leute einstellen, um spezialisierte Positionen zu besetzen, oder wenn Sie sich nicht in einer zeitkritischen Situation befinden, ist es wahrscheinlich am besten, Einzelgespräche zu führen. Gruppengespräche sind zwar zügig, aber weniger persönlich, weshalb sie nur dann eingesetzt werden sollten, wenn Sie schnell eine relativ große Anzahl von Personen für ähnliche Positionen einstellen müssen.

Wenn das der Fall ist, kann es vorteilhaft sein, ein Gruppeninterview zu organisieren – sei es, dass drei Personen an einem Tisch sitzen, dass 30 Personen in kleine Gruppen aufgeteilt werden oder dass eine Einstellungsveranstaltung stattfindet. Hier sind einige Gründe, diesen Weg zu gehen:

  1. Sie sparen Zeit.
    Gruppeninterviews sind effizient. Anstatt ein Einzelgespräch mit potentiellen Mitarbeitern zu führen, können Sie in einem Gruppeninterview in kurzer Zeit eine große Gruppe von Kandidaten kennen lernen.
  2. Sie bieten einen Einblick, wer ein Teamplayer ist.
  3. In einer Gruppenatmosphäre können Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie Einzelpersonen mit anderen interagieren, wer mehr nach Führungsmaterial aussieht und wer introvertierter ist.

Sie helfen bei der Eingrenzung von Kandidaten.
Wenn Sie mit einem guten Personalberater in der Lage sind, Kandidaten in Echtzeit mit anderen zu vergleichen, können Sie schnell herausfinden, welche Personen an die Spitze aufsteigen. Anschließend können Sie diese Personen zu Einzelgesprächen einladen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl treffen.

3 Schritte zur Durchführung eines effektiven Gruppeninterviews

Es gibt 3 Hauptbereiche, über die man bei der Planung eines Gruppengesprächs nachdenken sollte: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Vorbereitung auf das Interview

Je mehr Zeit Sie in die Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs investieren, desto wertvoller sind die Informationen, die Sie von den Bewerbern erhalten.

  • Wann, wo und wie viele. Entscheiden Sie, wann das Vorstellungsgespräch stattfinden soll, wie viele Kandidaten geeignet sind und welcher Raum am besten geeignet ist.
  • Wählen Sie das Interview-Team und einen Moderator aus. Wählen Sie Personen aus, die den angehenden Mitarbeiter betreuen würden oder über besonders hilfreiche Erfahrungen im Zusammenhang mit der fraglichen Stelle verfügen. Bestimmen Sie auch einen Teamleiter. Diese Person wird die Kommunikation mit den Mitgliedern des Bewerbungsteams übernehmen, das Gruppengespräch moderieren und sich um die Logistik kümmern.
  • Informieren Sie die Kandidaten. Informieren Sie die potenziellen Neueinstellungen nicht nur darüber, wann und wo das Vorstellungsgespräch stattfinden wird, sondern erklären Sie auch, dass es sich um ein Gruppengespräch handelt und welche Art von Aktivitäten stattfinden werden.
  • Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Bewerbungsgesprächsteam. Die Teammitglieder sollten entscheiden, wie lange das Interview dauern soll, welche Teammitglieder aktive Teilnehmer sein werden und wer nur beobachten wird. Alle Teammitglieder sollten das „Skript“ unterschreiben, um sicherzustellen, dass die geplanten Interviewfragen und Übungen ihnen helfen werden, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wer eingestellt wird.

Durchführung des Vorstellungsgesprächs

Hier sind eine Reihe von Vorschlägen für die Durchführung einer effektiven Gruppenbefragung:

  • Helfen Sie den Kandidaten, es sich bequem zu machen.
  • Der Leiter des Interview-Teams sollte die Kandidaten im Interviewraum begrüßen und sich vorstellen und erklären, dass sie sich bei Snacks und Getränken selbst bedienen können und wo die Toiletten sind.
  • Lassen Sie jedes Mitglied des Gesprächsteams eine Einführung geben, damit die Kandidaten wissen, welche Bereiche jeder von ihnen abdeckt und welche Rolle er oder sie spielt. Erklären Sie den Kandidaten, wie die Tagesordnung aussehen wird, und bitten Sie sie je nach Anzahl der Kandidaten, sich zu identifizieren.
  • Um die Leute zu entspannen, können Sie ihnen eine lustige Frage stellen, z.B. was ihr Lieblingsfilm ist und warum.
  • Fragen stellen.
  • Wenn die Gruppe der Kandidaten überschaubar ist, sollte jedes Mitglied des Interview-Teams unter Anleitung des Teamleiters Fragen an die Kandidaten stellen. Die Teammitglieder sollten sich abwechseln, sich an die Tagesordnung halten und Fragen stellen, die zu ihrem Fachgebiet gehören.
  • Erlauben Sie den Kandidaten, Fragen zu dem zu stellen, was gerade besprochen wurde, bevor sie zum nächsten Teammitglied übergehen. Scheuen Sie sich nicht, eine freie Diskussion zuzulassen. Es ist eine gute Möglichkeit, um zu erfahren, welche Kandidaten sich wohl fühlen, ihre Meinungen und Ideen zu äußern.
  • Lassen Sie den Kandidaten am Ende der Sitzung Zeit, um Fragen an jedes Teammitglied zu stellen.
  • Organisieren Sie Aktivitäten in Kleingruppen.
  • Wenn Sie viele Kandidaten auf einmal interviewen müssen, lassen Sie sie für die meiste Zeit in Kleingruppen aufteilen.
  • Der Moderator kann erklären, welche Aufgabe jede Gruppe übernehmen wird, oder er oder sie kann ihnen einen Handzettel geben, an dem sie arbeiten können. Sie könnten die Gruppe zum Beispiel bitten, eine Lösung für ein arbeitsbezogenes Dilemma zu erarbeiten.
  • Wenn alle wieder zusammenkommen, kann jede Gruppe ihre Ergebnisse präsentieren und eventuell Fragen aus dem Publikum entgegennehmen.

Nachbereitung

Bald nach Abschluss des Gesprächs sollte das Gesprächsteam erneut zusammenkommen, um seine Eindrücke von den Kandidaten mitzuteilen. Wenn die Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie mehr Zeit mit bestimmten Kandidaten benötigen, können sie diese zu Einzelgesprächen mitbringen. Nach einer abschließenden Nachbesprechung kann das Gesprächsteam entscheiden, welche Kandidaten in Frage kommen.

Die Vorbereitung und Durchführung von Gruppeninterviews nimmt mehr Zeit in Anspruch, aber wenn sie gut vorbereitet sind, können sie Unternehmen dabei helfen, eine große Anzahl qualifizierter Kandidaten in viel kürzerer Zeit einzustellen, als es bei Einzelgesprächen mit jedem einzelnen Kandidaten der Fall wäre.

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Was erfolgreiche Unternehmen gemeinsam haben

Wie wird ein kleines Unternehmen erfolgreich? Trotz der schlechten Nachrichten, die wir so oft über die Zahl der Schließung oder Verlagerung von Kleinunternehmen hören, sind die Nachrichten gar nicht so schlecht: Tausende von Kleinunternehmen gründen jedes Jahr, und ein guter Prozentsatz dieser Unternehmen hat gelernt, was es wirklich braucht, um die ersten Jahre der Gründung zu überleben und ein erfolgreiches Unternehmen zu werden. So auch die Firma „Märkische Diamantwerkzeuge“ aus Wildau, welches sich auf den Vertrieb von Schleifscheiben konzentriert hat.

Nachdem ich mit Dutzenden von Kleinunternehmen gearbeitet habe, habe ich entdeckt, dass die erfolgreichen Unternehmen einige gemeinsame Merkmale haben. Hier sind also die 14 Eigenschaften, die ich in vielen der blühenden Kleinunternehmen, mit denen ich gearbeitet habe, erlebt habe:

Die Unternehmenskultur. Kultur wird definiert als „ein integriertes Muster menschlichen Wissens, Glaubens und Verhaltens, das von der Fähigkeit des Menschen abhängt, zu lernen und Wissen an die nachfolgenden Generationen weiterzugeben“. Für erfolgreiche Unternehmen geht es bei der Kultur darum, die Menschen anzuziehen und einzustellen, die in dieser spezifischen Organisation am erfolgreichsten wären. Und es geht darum, das Verhalten voranzutreiben, das das Unternehmen erfolgreich macht.

Der Kundenservice. Einfach definiert bedeutet Kundenservice, dass man sich um seine Kunden kümmert. Viele Unternehmen integrieren den Kundenservice in ihre Unternehmenskultur durch Schulungen und die Gestaltung (und häufige Neugestaltung) der relevanten Geschäftsprozesse. In den meisten Fällen schreibt der Geschäftsplan vor, wie sie einen qualitativ hochwertigen Kundenservice anbieten.

Die Einstellung. Als Eigentümer des Unternehmens müssen Sie eine positive Einstellung haben und 100 Prozent der Verantwortung für die Ergebnisse Ihres Unternehmens übernehmen. Wenn Sie die Verantwortung übernehmen, können Sie handeln, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Dann, wenn der Erfolg erreicht ist, sind Sie großzügig, wenn Sie anderen innerhalb der Organisation Anerkennung zollen. Die erfolgreichsten Geschäftsinhaber verstehen ausnahmslos, dass es um Menschen geht: die richtigen Mitarbeiter einzustellen und zu halten, ineffektive Mitarbeiter zu eliminieren und den Mitarbeitern die notwendigen Ressourcen zur Bewältigung ihrer Aufgaben zur Verfügung zu stellen.

Die Unternehmensstrategie. Eine komplexe Strategie oder ein Geschäftsplan ist nicht notwendig, um Erfolg zu haben. Ein einfaches einseitiges Dokument reicht aus, aber es sollte gut durchdacht und gut ausgeführt sein. Ein schlecht ausgearbeiteter und gut ausgeführter Geschäftsplan ist dem gut ausgearbeiteten Geschäftsplan, der im Regal liegt und Staub ansammelt, weit überlegen. Ein guter Businessplan definiert und steuert die Aktivitäten und Verhaltensweisen der gesamten Organisation. Ohne ihn wird das Unternehmen zu einem Schiff ohne Ruder; es lässt sich einfach nicht steuern und dreht sich am Ende im Kreis. Eine solide Strategie sollte einen Finanzplan, Marketing-Differenzierungsmerkmale und eine Produktstrategie sowie einen Plan zur Mitarbeiterbindung umfassen.

Disziplin. Bei der Disziplin geht es darum, die Strategien auszuführen und dann den Kurs zu halten. Es geht darum, sich auf Ihre Kernmärkte zu konzentrieren und den Erfolg zu messen, wie er durch Ihre Geschäftsstrategie definiert ist. Es geht nicht darum, auf Marktveränderungen überzureagieren und Ihre Kernstrategie anzupassen, um Schritt zu halten.

Das Risiko. Erfolgreiche Geschäftsinhaber scheuen sich nicht davor, kalkulierte Risiken einzugehen und dabei klare Ergebnisse zu erzielen. Die meisten Eigentümer, die Risiken eingehen, tun dies, weil sie die Notwendigkeit erkennen, sich im Zuge der Veränderungen des wirtschaftlichen Klimas zu verändern, und sie verstehen, dass es katastrophal ist, sich nicht auf Veränderungen einzulassen. Erfolgreiche Unternehmensleiter verstehen, dass es im Geschäftsleben darum geht, Veränderungen zu managen und auf sie zu reagieren. Unternehmen, die erfolgreich sind, stellen sich dem Wandel und reagieren auf die Herausforderungen, die der Markt, die Konkurrenz oder die Veränderungen der allgemeinen Geschäftsbedingungen mit sich bringen.

Finanzieller Fahrplan. Ein wichtiges Merkmal ist die Erstellung eines Finanzplans und eines Budgets – und dann die Disziplin, diesen zu befolgen. Ein Finanzplan erinnert die Eigentümer daran, wo und wie sie Geld ausgeben sollen, und er bietet Möglichkeiten, Fortschritte oder Defizite zu messen. Ein solider Finanzplan ist der Eckpfeiler eines großartigen Geschäftsplans.

Geschäftsprozesse. Ein weiteres häufig anerkanntes Erfolgsmerkmal ist die Rationalisierung von Geschäftsprozessen. Wir nennen dies „Vorhersehbarkeit schaffen“. Leider ist dies wahrscheinlich die am wenigsten verstandene Aufgabe, die ein Inhaber eines Kleinunternehmens erfüllen kann. Geschäftsprozesse sind die Art und Weise, wie Dinge innerhalb eines Unternehmens erledigt werden. Jedes Unternehmen hat einige Prozesse; einige sind klar definiert, andere sind implizit. Hier geht es darum, die Produktivität zu erhöhen und die Kosten zu senken, während die gleichen (oder bessere) Ergebnisse erzielt werden. Erfolgreiche Unternehmen verstehen die Notwendigkeit, ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern: um effizienter und produktiver zu werden und um schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und gleichzeitig einen besseren Service für die Kunden zu bieten.

Die Informationstechnologie. Technologie ist zwar wichtig, aber sie muss nicht komplex oder kostspielig sein, um effektiv zu sein. Effektive Technologie ist wahrscheinlich der wichtigste Faktor für Veränderungen, den ein Unternehmen einführen kann.

Vermarktung. Effektive Marketingbemühungen erfüllen verschiedene Funktionen in einzigartigen Verkaufsumgebungen. Beispielsweise haben Business-to-Consumer-Unternehmen völlig andere Marketinganforderungen als Business-to-Business-Unternehmen. Wenn Sie ein gutes Verständnis dafür haben, welche Schmerzen Ihre Kunden empfinden und wie Ihre Produkte und Dienstleistungen diese Schmerzen aufhalten, können Sie verstehen, wie Sie Ihre Kunden ansprechen – und das ist entscheidend für den Geschäftserfolg.

Der Verkauf. Die Herangehensweise jedes Unternehmens an den Verkauf ist anders. Einige sind auf den Aufbau von Empfehlungspartnerschaften und strategischen Allianzen angewiesen, und dies ist das Ausmaß ihres Verkaufsprozesses. Andere greifen den Markt aggressiv mit Direkt-Mail-Kampagnen, Kaltakquise und anderen Formen des direkten Kundenkontakts an. Der spezifische Verkaufsansatz eines Unternehmens wird normalerweise durch seinen Marketingplan definiert. Erfolgreiche Eigentümer wissen, dass das Konzept des Verkaufs ein Prozess ist, der wie alle Geschäftsprozesse gemessen und verbessert werden kann. Sie sprechen über die Bedeutung eines konsistenten, messbaren und wiederholbaren Verkaufsprozesses und sie engagieren professionelle Verkaufstrainer (mit der Flexibilität, die Schulung an ihre Verkaufsumgebung anzupassen), um die Konsistenz innerhalb ihres Verkaufsprozesses zu fördern.

Schulung. Da wir in einer Welt des kontinuierlichen Wandels leben, ist es wichtiger denn je, eine Kultur des kontinuierlichen Lernens zu implementieren. Für viele erfolgreiche Eigentümer ist die kontinuierliche Investition in die Ausbildung ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Für eine erfolgreiche Ausbildung muss jedoch eine direkte Verbindung zum Geschäftsplan bestehen und ein Verständnis dafür, wie die Ausbildung die erfolgreiche Umsetzung der Geschäftsstrategie unterstützt.

Ein Team von Beratern. Ausnahmslos jeder erfolgreiche Geschäftsinhaber, mit dem ich gearbeitet habe, hat mit mir darüber gesprochen, wie wichtig es für den Erfolg ist, vertrauenswürdige Berater zu haben. Sie wissen, dass sie nicht alles wissen können, und sie haben sich Berater gesucht, denen sie vertrauen können. Normalerweise zogen sie es vor, für diesen Rat zu bezahlen, weil sie jemanden suchten, der sie herausfordert, sie zur Verantwortung zieht, ihnen wichtige Fragen stellt und sie anderen vorstellt, die ihnen bei Bedarf helfen können.

Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Erfolgreiche Geschäftsinhaber wissen, dass jeder Mensch nur 1.440 Minuten an einem Tag zur Verfügung hat und dass die Art und Weise, wie sie diese Zeit verbringen, sich direkt darauf auswirkt, wie effektiv sie das Wachstum ihres Unternehmens fördern können. Kluge Unternehmer integrieren ihr soziales Leben erfolgreich in ihr Geschäftsleben: Der Kunde, der heute ein Produkt kauft, wird am nächsten Wochenende in die Seehütte eingeladen. Die Kunden werden zu Freunden, und die Mitarbeiter werden wie eine Familie. Diese Unternehmer bauen ihr Leben um ihr Geschäft herum auf, und es ist fast unmöglich, zwischen ihrem sozialen Leben und ihrem Geschäftsleben zu unterscheiden.